Cwynion

Mae'r Polisi a'r Weithdrefn Cwynion ar gael i'w defnyddio gan fyfyrwyr, staff ac aelodau o'r cyhoedd.

Lle bo'n bosibl, dylai'r unigolyn dan sylw gyflwyno cŵyn. Os derbynnir cŵyn gan drydydd parti (e.e. rhiant neu warcheidwad), bydd protocolau diogelu data yn cael eu dilyn.

Gellir defnyddio'r Weithdrefn Gwyno i godi pryderon am bolisïau, prosesau, cyfleusterau neu wasanaethau a ddarperir gan y Brifysgol neu am gamau gweithredu neu ddiffyg camau gan y Brifysgol neu ei staff.

Pan fo pryderon yn ymwneud â materion nad oes gan y Brifysgol awdurdodaeth drostynt ac na all gymryd unrhyw gamau, ni fydd cŵyn ffurfiol yn cael ei hystyried. Er enghraifft, os yw rhywun yn dymuno cwyno am barcio diystyriol oddi ar y campws, dylid cyfeirio pryderon at y cyngor lleol neu'r heddlu.

Mae'r Polisi a'r Weithdrefn Cwynion yn ymdrin â materion sy'n ymwneud â chyfleusterau, darpariaeth neu ddarparu cyrsiau, llety ond nid dyma'r mecanwaith i adolygu neu newid canlyniad academaidd.

Os yw myfyriwr yn dymuno codi mater sy'n uniongyrchol gysylltiedig â'i asesiad academaidd (canlyniad y Bwrdd Arholi neu bwyllgor), mae'n debygol y bydd angen iddynt gyflwyno apêl. Gellir dod o hyd i wybodaeth am Apeliadau academaidd ar ein gwefan.

Dim ond canlyniad academaidd y gall y gweithdrefnau apelio ei ddarparu a rhaid ei godi o fewn amserlenni penodol yn syth ar ôl derbyn canlyniadau academaidd neu ganlyniadau pwyllgor.

Enghreifftiau pan fydd y Brifysgol yn cadw'r hawl i beidio ag ystyried y gŵyn ar gyfer ymchwiliad Cam Dau:

• Gwneir y cais y tu allan i'r amserlen a nodwyd
• Mae'r mater a godwyd wedi cael ei ystyried ac wedi derbyn ymateb sy’n ddigonol ac nid oes unrhyw gamau pellach y gallai'r Brifysgol eu cymryd yn rhesymol
• Mae'r cais yn cael ei ystyried yn faleisus neu'n aflonyddgar
• Os gwneir y gŵyn yn ddienw
• Dylid ymdrin â'r achos trwy bolisi/gweithdrefn wahanol

Mae'r Brifysgol yn cadw'r hawl i beidio ag ymchwilio neu weithredu ar gwynion dienw, y rhai a godwyd ar ran trydydd parti dienw neu pan fydd trydydd parti yn gwneud cŵyn ar ran rhywun arall heb eu caniatâd ysgrifenedig.

Ydyn. Os oes pryder / mater cyffredin rhwng grŵp o fyfyrwyr a'u bod yn dymuno dod â'r mater i sylw'r Brifysgol, yna mae hyn yn bosibl. Gweler rhagor o wybodaeth yn y Polisi a Gweithdrefn Cwynion.

Oes, ni fydd cŵyn fel arfer yn cael ei hystyried heb dystiolaeth ategol.

Mae enghreifftiau'n cynnwys:

• Gwybodaeth gyhoeddedig
• Gohebiaeth (e.e. negeseuon e-bost)
• Tystiolaeth feddygol
• Adroddiadau gan weithwyr proffesiynol
• Gwybodaeth ariannol
• Datganiadau gan dystion

Dylai unrhyw sgrinluniau gael enw/rhif myfyriwr (a lle bo'n bosibl, y dyddiad) yn amlwg.

Os yw unrhyw wybodaeth/tystiolaeth yn ymwneud â pherson arall, rhaid i chi sicrhau bod gennych eu caniatâd i'w rhannu ac esbonio yn eich cwyn â phwy mae'r dystiolaeth yn cyfeirio ato.

Os cyflwynir eich cŵyn fwy na Tri mis ar ôl y digwyddiad perthnasol, mae'r Brifysgol yn cadw'r hawl i beidio â'i ystyried.

Dylid cyflwyno cŵyn ffurfiol o fewn 10 diwrnod gwaith o'r dyddiad y methwyd dod i ddatrysiad cynnar. 

E-bostiwch complaints@cardiffmet.ac.uk gyda chymaint o wybodaeth â phosibl, gan gynnwys yr isod. Os nad ydych yn cynnwys yr holl wybodaeth isod, gall hyn arwain at oedi wrth ymchwilio i'ch cŵyn.

• Enw (a rhif myfyriwr, os yw'n briodol)
• Eich manylion - p'un a ydych chi'n fyfyriwr, aelod o staff, ymwelydd neu aelod o'r cyhoedd
• Manylion eich cŵyn (beth, ble, pryd)
• Unrhyw gamau a gymerwyd i ddatrys eich cŵyn yn anffurfiol (gan gynnwys dyddiadau)
• Canlyniad a geisir
• Tystiolaeth Ategol

Mae Prifysgol Metropolitan Caerdydd wedi ymrwymo i'r egwyddor o drin y Gymraeg a’r Saesneg yn gyfartal. Mae gennych hawl i gyflwyno cŵyn yn Gymraeg ac os ydych yn nodi y byddai'n well gennych dderbyn gohebiaeth a gwybodaeth gysylltiedig yn y dyfodol drwy gyfrwng y Gymraeg, bydd y Brifysgol yn ymdrechu i hwyluso hyn.

Yn y rhan fwyaf o achosion, ni fydd yn angenrheidiol nac yn ddefnyddiol i achwynydd gael ei gynrychioli'n gyfreithiol a dim ond mewn amgylchiadau eithriadol iawn y byddai hyn yn briodol. Dylid cyfeirio unrhyw ymholiadau at y tîm cwynion.

Ein nod yw rhoi canlyniad i'ch cwyn cyn gynted â phosibl, fel arfer o fewn 30 diwrnod gwaith.

Mewn rhai achosion lle mae'r cwynion yn gymhleth, os yw sawl person yn cymryd rhan neu pan nad yw pobl allweddol ar gael i gymryd rhan yn yr ymchwiliad, gall cŵyn gymryd mwy o amser. Fodd bynnag, bydd y tîm yn eich diweddaru ar gynnydd eich cŵyn ac yn rhoi gwybod i chi pryd y byddwch chi'n derbyn canlyniad/diweddariad a'r rhesymau dros unrhyw oedi.

Nid yw pob cŵyn yn cael ei chadarnhau ac rydym yn gwerthfawrogi bod yr achwynydd yn annhebygol o fod yn hapus â chanlyniad Cam Dau mewn achos o'r fath, fodd bynnag, dim ond os bodlonir rhai seiliau y gellir uwchgyfeirio cŵyn (gweler isod).

Os ydych chi'n credu bod canlyniad ymchwiliad Cam Dau yn afresymol neu os nad yw elfen o’ch cŵyn wedi'i hystyried yn llawn, gallwch ofyn am adolygiad o'r ymchwiliad (Cam Tri) o fewn 10 diwrnod gwaith ar ôl derbyn canlyniad Cam Dau.

Dylid cyflwyno cais am adolygiad drwy e-bost i complaints@cardiffmet.ac.uk ond dim ond ar un neu ragor o'r seiliau canlynol y caiff ei dderbyn:

• bod gwall gweithdrefnol wedi bod yn yr ymchwiliad Cam Dau;
• bod tystiolaeth newydd ar gael, na ellid disgwyl yn rhesymol i chi ei chynhyrchu yn gynharach;
• nad oedd y canlyniad yn rhesymol yn yr amgylchiadau.

Os derbynnir y cais, bydd ymchwiliad Cam Dau yn cael ei adolygu gan rywun nad yw'n rhan o'r camau cynharach.

Ar ddiwedd yr adolygiad, bydd unrhyw argymhellion yn cael eu cyfathrebu i bawb sy'n cymryd rhan ac efallai y bydd llythyr Cwblhau Gweithdrefnau (COP) yn cael eich cyhoeddi.

Mae'r OIA (Swyddfa'r Dyfarnwr Annibynnol) yn ombwdsmon allanol sy'n ystyried apeliadau a chwynion sy'n ymwneud â'r sector Addysg Uwch yng Nghymru a Lloegr.

Unwaith y bydd myfyriwr wedi mynd ar drywydd apêl neu gŵyn trwy weithdrefnau eu prifysgol eu hunain, os nad ydynt yn hapus o hyd, mae ganddynt hyd at ddeuddeg mis i wneud cwyn i'r OIA a fydd yn ymchwilio, os yw'r gŵyn yn gymwys. Er mwyn cyflwyno cwyn i'r OIA, rhaid i fyfyriwr fod wedi derbyn 'llythyr Cwblhau Gweithdrefnau' sy'n nodi sut mae Prifysgol Metropolitan Caerdydd wedi ymchwilio i'r mater(au).